Samochodem służbowym za granicę. O czym trzeba pamiętać?

Zagraniczne wojaże własnym samochodem są częstym sposobem spędzania urlopów przez naszych rodaków. Co jednak w przypadku, gdy jedynym pojazdem w rodzinie jest auto firmowe? Czy wyjazd samochodem służbowym za granicę jest w ogóle możliwy? A jeśli tak, to o czym powinniśmy pamiętać i czy jest to dobry pomysł?

Nowe, w dobrym stanie technicznym, często dobrze wyposażone. Takie bardzo często są samochody służbowe. I nawet, jeśli posiadamy prywatne auto, to nierzadko jest ono w gorszym stanie, mniejsze, starsze, że aż strach wyruszyć w nim w dalszą podróż. Zwłaszcza poza granicami Polski. Dlatego pojawia się pokusa, by na zagraniczne wojaże wyruszyć autem firmowym.

Polityka flotowa firmy decydująca

Bezwzględnie na taki wyjazd musi być wydana zgoda odpowiedniej osoby w firmie (może być to właściciel, dyrektor zarządzający bądź menadżer flotowy). Nie próbujmy wyruszać w podróż zagraniczną bez wiedzy przełożonych, nawet jeśli nie musimy na ten okres odstawić auta do firmy. Bardzo często takie samochody posiadają zamontowane czujniki GPS, które bardzo dokładnie pokazują miejsce, w którym aktualnie przebywamy. Nawet jeśli takiego rozwiązania nie wprowadzono, to ciężko będzie nam ukryć, skąd nagle na liczniku przybyło kilka tysięcy kilometrów. No i jak się tu tłumaczyć, gdyby coś złego wydarzyło się podczas takiej podróży (wypadek, awaria, zdjęcie z fotoradaru)…

O tym, czy pracownik może pojechać samochodem służbowym za granicę (ale również na urlop w Polsce), decydować powinny zapisy w polityce flotowej firmy. Jeśli pojazdy służbowe są traktowane wyłącznie jako narzędzie pracy, nici z prywatnego wyjazdu autem firmowym. Zostaje jeszcze próba przekonania kogoś na odpowiednim stanowisku w firmie, ale trzeba by mieć solidne argumenty, by przekonać taką osobę.

Coraz częściej jednak samochody służbowe są traktowane jako swego rodzaju dodatek do pensji i firmy zezwalają na ich prywatny użytek. Różnie jednak może on wyglądać i różnie będzie on rozliczany. Dlatego też zakres prywatnego użytkowania auta przez pracownika powinien być uregulowany w polityce flotowej. Z pewnością im wyższe stanowisko, tym większe przywileje związane z autem służbowym. Raczej nie ma co liczyć, że szeregowy handlowiec będzie miał płacone za wszystkie wydatki związane z prywatnym wyjazdem. Powinien się cieszyć, jeżeli będzie mógł takim samochodem poruszać się z domu do pracy i z powrotem, a także np. w weekendy. Na drugim biegunie znajduje się niemal nieograniczona możliwość korzystania z auta służbowego i, co więcej, w jakimś stopniu jest ona finansowana przez pracodawcę. Pamiętajmy jednak, że prywatne wykorzystanie samochodu firmowego będzie się wiązało z koniecznością odprowadzenia podatku, więc wypłata takiego pracownika zostanie o pewną kwotę uszczuplona.

Samochodem służbowym za granicę – o czym pamiętać?

Zagraniczna podróż autem firmowym w większości kwestii niczym nie różni się od krajowej. Pamiętajmy o zabraniu niezbędnych dokumentów, odpowiednim wyposażeniu auta, zadbaniu o jego stan (np. ciśnienie w oponach, sprawdzenie świateł) etc. Upewnijmy się także, do kiedy ważna jest polisa OC oraz badanie techniczne. Pamiętajmy też, że w niektórych krajach konieczne będzie wykupienie Zielonej Karty (m.in. w Rosji, Serbii, Białorusi, Albanii, Macedonii, Bośni i Hercegowinie oraz na Ukrainie).

Istotną różnicą jest konieczność posiadania dokumentu, upoważniającego do użytkowania takiego samochodu. O tym zresztą warto pamiętać, nie tylko w przypadku wyjazdu służbowym samochodem. Również autem należącym do firmy leasingowej, wypożyczalni czy nawet znajomego. Władze niektórych krajów (np. Rosji, Białorusi, Ukrainy) mogą wręcz nie wpuścić na swoje terytorium bez dodatkowego zaświadczenia poświadczonego notarialnie, a w niektórych przypadkach nawet przetłumaczonego. Warto zatem zorientować się, jak wyglądają przepisy w tym zakresie we wszystkich krajach, przez które będziemy przejeżdżać. W przypadku firmy leasingowej bądź CFM nie będzie problemu z uzyskaniem takiego zaświadczenia, chyba że umowa leasingu bądź wynajmu długodystansowego z jakichś względów wyklucza możliwość wyjazdów zagranicznych.

Przed wyjazdem koniecznie należy również sprawdzić zakres terytorialny ubezpieczenia AC oraz assistance. Może się bowiem okazać, że ochrona ubezpieczeniowa nie obejmuje niektórych państw z byłego Związku Radzieckiego. Dobrze też upewnić się, jaka pomoc będzie nam przysługiwać w razie awarii bądź wypadku, gdyż ubezpieczenia autocasco oraz usługi assistance mogą w tym względzie różnić się znacząco.